Эффективный офис с минимальными вложениями

«Продукт, который мы продаем заменил нам и административного директора, и офис-менеджера, и секретаря. И это не утопия…» — Опанасенко Александр, генеральный директор «Мегаплан. Украина».

Директор компании «Мегаплан. Украина» — Александр Опанасенко поделился с нами секретом успешной организации работы офиса с минимальными финансовыми вложениями и максимальным результатом на примере своего личного опыта. Все это возможно при помощи программных продуктов компании «Мегаплан».

Александр, компания «Мегаплан» сравнительно недавно вышла на украинский рынок…Скажите, как основателю украинского представительства, вам приходилось заниматься организацией работы офиса? Как это было?

Действительно, компания Мегаплан открыла свое официальное украинское представительство в апреле 2011 года. На момент его основания пришлось огромное количество задач: решение вопросов с оформлением документов, организация работы офиса, подбор и подготовка квалифицированной команды и многие другие…

Все эти моменты пришлось замкнуть на себе, так как ни офис-менеджера, ни другого лица, на которое можно было все это возложить не было. Было лишь огромное желание, четкая цель, большой энтузиазм и самое главное — Мегаплан, который стал моей правой рукой и вечным помощником в решении всех поставленных задач, фактически, секретарем, которому не нужны были ни рабочее место, ни заработная плата.

Расскажите об этапах развития вашего представительства и чем вам помог программный продукт Мегаплана на каждом из данных этапов?

Первый этап, естественно, планирование. Четкая формулировка задач с обязательным установлением дед-лайнов, разбивка их на вехи не позволили мне упустить ни одной детали. Мегаплан ежедневно напоминал о том, что еще нужно сделать, а именно:

  • выбрать и арендовать офис;
  • приобрести мебель;
  • обеспечить офис и рабочие места техническими средствами;
  • выбрать качественного интернет провайдера;
  • сформировать структуру команды представительства и подобрать персонал;
  • приобрести канцтовары;
  • оформить все необходимые документы и т. д.

По мере выполнения запланированных задач Мегаплан фиксировал количество потраченного времени на каждую работу, позволял дополнять каждую задачу подзадачами, хранить все необходимые документы и информацию о подрядчиках, что было очень актуально.

Возможность хранения всей информации в Мегаплане позволила мне, в первую очередь, не потерять ни одного документа и контакта, что более чем вероятно в период становления организации, во вторую очередь, элементарно сэкономить на покупке мебели и канцтоваров — количество приобретаемых мною шкафов для хранения документов и информации свелось к 1 шт, что позволило пустить сэкономленные средства на другие статьи расходов.

В настоящее время, имея собственный офис и команду у вас есть в штате офис-менеджер, который занимается планированием и организацией работы офиса?

Нет. На данный момент в штате компании «Мегаплан. Украина» трудится 10 специалистов и среди них нет ни секретаря, ни офис-менеджера.

Вся работа в компании по-прежнему организована благодаря Мегаплану — программному продукту для автоматизации бизнеса.

Мегаплан позволяет максимально организовать и сэкономить время сотрудников — все обсуждения важных вопросов происходят в данной программе и я в любой момент могу к ним подключиться или инициировать, и для этого мне не нужно арендовать дополнительный кабинет для переговоров. Эти он-лайн обсуждения позволяют избежать нерациональной траты времени сотрудников — каждый из них вносит свои мысли в обсуждения и продолжает заниматься основным делом, не шатаясь по коридору и кабинетам.

Кроме этого, мне не нужно тратить свое личное время на ввод сотрудника в должность и знакомство со всей командой и структурой компании — в программе Мегаплан есть информация о каждом сотруднике со всеми необходимыми данными — контакты, должность, функциональное подчинение и полная структура компании. Все задачи на испытательный срок сотрудника уже подготовлены и выложены в документах Мегаплана. Тем самым, Мегаплан, выполняет в нашей компании также и функцию отдела кадров.

Но кто же в таком случае занимается в офисе контролем текущих задач — пополнением канцтоваров, книг для офисной библиотеки, поддержкой чистоты на рабочих местах, хранением документов, отправкой корреспонденции, контролем наличия на счету мобильных операторов денежных средств, организацией питания сотрудников и т. д.? Ведь для всего этого необходимы живые люди, программа не сможет самостоятельно с этим справиться .

Все очень просто, описанные процессы достаточно систематизировать и проблем с ними в дальнейшем не возникнет.

Например, 1 раз в месяц наши сотрудники анализируют все необходимое им для работы — дополнительные технические средства, канцтовары, литературу, одноразовую посуду, кофе, чай и многое другое. Для этого создается отдельная задача в Мегаплане, где каждый делится своими нуждами. Это позволяет развить в сотрудниках дисциплинированность, способность планировать не только свое рабочее время, но и ресурсы необходимые им для работы. Далее, после получения всей необходимой информации единоразово заказывается в офис все необходимое и следующий заказ делаем на следующий месяц. Сохраненная в шаблонах задача, позволяет сделать это значительно быстрее. Работает !

Что же касается порядка на рабочих местах, так программа Мегаплан позволяет абсолютно все делать в ней, таким образом, у сотрудников отпадает необходимость в огромном количестве бумажных напоминалок и груды документов, которые нужно хранить и не потерять. А рабочий стол специалиста компании «Мегаплан. Украина» выглядит следующим образом — ноутбук, мобильный и городской телефон, подставка с ручками и небольшой блокнот, для сиюминутных записей. Вот и все.

Но для какого размера организации может подойти ваша эффективная схема работы? Едва ли можно представить крупную корпорацию с сотней сотрудников без секретаря, офис-менеджера и административного директора.

Безусловно, схема работы нашей компании больше подходит для малых и средних предприятий, особенно полезна на этапе становления и роста организации. Что же касается крупных корпораций, то для них программный продукт Мегаплана не сможет заменить чуткий взгляд административного директора, но сможет стать ему опорой, поддержкой и верным другом в выполнении его повседневных обязанностей. Например, в Мегаплане есть немало клиентов-корпораций, в которых Мегаплан используется отдельными департаментами для работы над проектами и задачами.

Автор: Сергей Опанасенко Онлайн-сервисы для эффективного управления бизнесом