Укрощение строптивых или как заставить сотрудников работать по-новому?

Как много материалов уже написано об автоматизации бизнес процессов компании — о возможностях, результатах, перспективах. Все понятно, здорово и очень легко. Читаешь – вдохновляешься. Регистрируешься и тестируешь выбранную систему – еще больше вдохновляешься. Кажется, ну вот оно – сейчас все расставлю по местам, все автоматизирую, и работа превратится в праздник.

С радостью и вприпрыжку торопишься в офис к своим коллегам и подчиненным, собираешь совещание, рассказываешь о планах, ставишь всем задачи и… Наталкиваешься на холодное непонимание и массу доводов против новой схемы работы.

Что делать в таком случае? Как правильно объяснить коллегам преимущества системы автоматизации?

И как заставить их работать по-новому?

В этом вопросе вам помогут разобраться специалисты компании «Мегаплан».

На самом деле, вариантов сделать своих сотрудников союзниками системы автоматизации достаточно много, но мы рассмотрим несколько наиболее часто распространенных и эффективных способов:

Прием 1 – демократический.

Требует от руководителя четкого понимания системы, процессов, которые он собирается автоматизировать и конечных задач и целей автоматизации.

После чего руководитель собирает весь свой персонал и в отдельности для каждого подразделения описывает преимущества новой схемы работы.

Например, отделу персонала руководитель показывает возможность хранения всей документации в одной системе, возможность хранения шаблонов документов и круглосуточный доступ к ним.

Вот поехала Марья Ивановна в командировку, распечатала огромное количество документов для приема на работу нового сотрудника в удаленном регионе. Мало того, что нести тяжело стопки бумаг, да еще и один документ забыла распечатать. Что делать? А с Мегапланом, например, с любого компьютера сотрудников удаленного представительства она может зайти в папку со своими документами, распечатать все, что нужно на месте, и сделать свою работу. Кроме этого теперь все регламенты можно выкладывать исключительно в Мегаплан и давать к ним доступ всем сотрудникам. Теперь никто не сможет сказать, я не получил его по почте, или у меня не открылся регламент, поэтому я с ним не ознакомился. Работа упрощается во много раз.

Или, например, для отдела рекламы процесс согласования бюджетов и активностей наиболее сложная и длительная задача. Иногда, получив устное подтверждение от руководителя, маркетолог запускает работу. Но вдруг руководитель меняет свое мнение относительно выбора именно этого канала коммуникации и кто крайний? Конечно же, маркетолог! А при помощи ведения задач и обсуждений в Мегаплане вы можете полностью избежать таких ситуаций.

Теперь вся история ведения любого проекта доступна как вам, так и руководителю, с ней теперь значительно проще принимать справедливые решения.

В таком ключе необходимо провести работу с каждым сотрудником, описав им то, что они получат от использования системы.

Плюсы – не требуют дополнительных финансовых вложений, позволяют сразу на этапе внедрения полностью изучить программу и сформировать в головах своих сотрудников все преимущества от использования системы.

Минусы – значительные временные и трудозатраты со стороны руководителя.

Прием 2 – Буржуазный.

Если вы очень хотите внедрить систему автоматизации, при этом самостоятельно не углубляясь в нее, можно заказать обучение у компании-поставщика системы.

Так, например, у компании Мегаплан 1 час обучения сотрудников обойдется вам порядка 300 грн – для групп не более 15 человек. Общей сложностью вам достаточно будет пройти 8-ми часовой курс обучения, чтобы в полной мере овладеть работой в системе. То есть, для предприятия с численностью сотрудников 15 человек полное обучение обойдется порядка – 2400 грн.

Если вы готовы к онлайн-обучению, то его стоимость составит 200 грн/час. Итого для тех же 15 человек оно обойдется в 1600 грн.

Согласитесь, не очень большие финансовые затраты ввиду того, что результат не заставит себя ждать.

Плюсы – экономия временных затрат руководителя.

Минусы – небольшие финансовые потери..  Скорее не потери, а инвестиции.

Прием 3 – Кнут и пряник.

Этот способ наиболее эффективен при руководителе-диктаторе. Достаточно собрать всех руководителей отделов, донести им факт необратимости внедрения автоматизированной системы в компанию и, не уточняя мнения коллег, составить регламенты и правила работы.

В одной из компаний каждый сотрудник, придя утром на работу, обнаружил на своем столе вот такой регламент :)

Такой пример, вряд ли наиболее удачен, но можно поступить проще – сделав объявление всей компании о внедрении новой системы, определив старт процесса внедрения, с условленного дня вы начинаете ставить все задачи своим сотрудникам в Мегаплане, назначаете встречи и коммуникации, при этом прикрепляете к ним штрафы или бонусы.

Если сотрудник заходит в Мегаплан, видит ваши задачи и выполняет их – получает бонусы и автоматически работает в системе, то есть так, как вы этого хотели. Если нет – то получает штрафы.

Точно также в конце месяца перед начислением заработной платы сотрудникам, вы формируете отчеты по коммуникациям, продажам и выполненным задачам в Мегаплане в разрезе каждого сотрудника.

Если кто-то из сотрудников совершил продажу, но не провел ее в Мегаплане, считаете, что ее вообще не было. И таким образом начисляете мотивацию.

Поверьте, на следующий месяц все будут работать в системе.

Плюсы – Никаких затрат и практически 100% результат.

Минусы – возможность потери творческих сотрудников с бунтарским характером. Это нужно предвидеть и перестраховаться, если среди них есть особо ценные экземпляры или отпустить со спокойной совестью, дабы не нарушать общие настроения в коллективе.

Это лишь несколько основных примеров, но вы можете из каждого почерпнуть что-то свое и выработать свой – индивидуальный прием. А если вы с нами им поделитесь, мы будем очень рады взять его на свое вооружение.

Приятной и легкой вам автоматизации!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»