Используйте свой Мегаплан на полную!

Как показала практика, далеко не все компании и сотрудники, использующие Мегаплан до конца владеют знаниями о функционале и возможностях системы. Кто-то не дочитал или не досмотрел, кто-то не стал знакомиться с инструкцией, а сразу перешел к работе. В результате может возникнуть недовольство продуктом. В каждом из модулей «Мегаплана» есть полезные и интересные фишечки, использование которых поможет вам в работе и заставит полюбить наш продукт.

Урок 1 – модуль «Сотрудники»

Работа в системе начинается с данного модуля и включает в себя картотеку всех сотрудников компании, структуру организации, возможность начисления заработной платы и бонусов сотрудникам, планирование отпусков и отчеты по сотрудникам.

Первая фишка

Первая фишка Мегаплана – это карточка сотрудника, которая заполняется лично каждым из сотрудников и отображает основную информацию о нем. Количество информации зависит от того, что сотрудник решил о себе рассказать. Из личной карточки сотрудника, кроме имени и фамилии, можно узнать контактные телефоны, адрес электронной почты, время работы, возраст, день рождения, отношение к алкоголю и табаку. Каждый сотрудник может загрузить фотографию и оставить текстовый комментарий в вольном стиле.

В любой момент можно изменить пароль своей учетной записи при редактировании своей карточки.

В правом верхнем углу страницы нажмите на свою фамилию, перейдите по ссылке «Редактировать карточку». Слева будут поля для редактирования пароля.

Логин и пароль для других сотрудников могут менять начальники, директора и сотрудники, входящие в группу «HR-менеджеры».

Все сотрудники в Мегаплане отличаются по статусу. Во-первых, они могут иметь статус «Работают» и «Не работают». Во-вторых, работающие сотрудники делятся на «В офисе», то есть штатных сотрудников, и «Внештатник», то есть удаленных работников, совместителей и т.д.
Внештатники существенно ограничены в правах. Они не видят общедоступные контакты контрагентов, документы, список сотрудников и т.д. Если сотруднику нужен полноценный доступ к Мегаплану, как у штатного сотрудника, то он и должен числиться, как сотрудник в офисе, даже если по факту он работает из дома.

Мегаплан позволяет как добавлять, так увольнять и удалять сотрудников.

Для добавления нового сотрудника достаточно кликнуть на пиктограмму «Добавить сотрудника».

Рекомендуем первыми добавить директоров и HR-менеджера, так как у них есть права на добавления остальных сотрудников. То есть вы сможете делегировать им добавление всех остальных сотрудников компании.

Уволить и удалить сотрудника можно двумя способами.

  • В справочниках настроек, в разделе «Сотрудники»

После того, как сотрудник будет уволен, появится возможность полностью удалить его из базы.

  • Увольнение прямо с карточки сотрудника

Уволенного сотрудника можно взять обратно, а удаленного из базы, разумеется, нет.
Удалять сотрудников могут только директора и администраторы.

Если необходимо временно заблокировать сотруднику доступ к Мегаплану, то это можно сделать на странице его личной карточки с помощью ссылки «Заблокировать» в левой части экрана. В отличие от уволенного, заблокированный сотрудник будет отображаться в общем списке, как работающий, хотя войти в Мегаплан не сможет.

Для быстрого поиска сотрудника по фамилии, имени или должности, достаточно начать вводить запрос в строке поиска внизу экрана.

Также вы можете сохранить список сотрудников в Excele формате или распечатать их.

Фишка вторая

Вторая фишка – отображение структуры компании. В Мегаплане организована трехступенчатая структура подчинения. Директорам подчиняются все сотрудники, начальникам подчиняются все сотрудники отдела и любой сотрудник может подчиняться любому другому сотруднику, как в своем отделе, так и в другом отделе компании.

Внештатники в Мегаплане не видят организационную структуру компании.

Третья фишка

Третья фишка – учет заработной платы сотрудников. Каждый сотрудник может посмотреть свою зарплату за текущий, прошедшие и будущие месяцы на странице «Зарплата» модуля «Сотрудники»

Доступ к зарплате других сотрудников есть у директоров, сотрудников, входящих в группу «Могут редактировать зарплату» и начальников отделов, если это разрешено настройками системы.

Можно изменять зарплату сотрудникам, если вы директор или пользователь, входящий в группу «Могут редактировать зарплату». Для редактирования зарплаты выберите в списке нужного сотрудника, кликните левой клавишей в ячейке нужного месяца, введите сумму и подтвердите ввод.

Четвертая фишка

Четвертая фишка – учет бонусов и штрафов сотрудников. Бонусы могут быть как моральными, так и финансовыми. Финансовый бонус и штраф – это способ материальной мотивации сотрудников. Финансовые бонусы могут назначать только директора и начальники отделов.
Начальник может назначить финансовый бонус только в рамках установленного директором месячного бюджета.

Бонусы и штрафы назначаются либо напрямую, либо за выполнение или невыполнение задачи.

Моральные бонусы отображаются на личной странице сотрудника в графе «Опыт». Эта информация доступна каждому сотруднику. Свои бонусы и штрафы можно посмотреть на странице «Бонусы» модуля «Сотрудники». В левой части станицы можно выбрать период, за который будут отображаться бонусы. На этой же странице можно посмотреть не только полученные, но и назначенные бонусы, а также – расход бюджета.

Выдать финансовый бонус можно с помощью пиктограммы «Жаловать/штрафовать» на странице «Бонусы» модуля «Сотрудники». Также это можно сделать на личной странице каждого сотрудника.

Кроме того, бонусы и штрафы можно назначать за выполненную или невыполненную задачу.
За выполнение или невыполнение одной задачи одновременно могут быть назначены разные денежные и моральные бонусные штрафы.

Пятая фишка

Пятая фишка – согласование отпусков. На странице «Отпуска» модуля «Сотрудники» отображаются не только непосредственно отпуска, но и все причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. По умолчанию, это отпуска, отпуска за свой счет, больничные, прогулы и командировки.
Информация об отпусках доступна для всех штатных сотрудников компании. Информация может быть представлена в виде списка или в виде календаря отпусков. Переключение между режимами отображения осуществляется с помощью пиктограмм в правом верхнем углу страницы.

Слева находятся фильтры. Первый фильтр – отображение заявок на отпуска, утвержденные отпуска и полный список из утвержденных и неутвержденных отпусков. Второй фильтр – отделы компании. Третий – статус. Последний фильтр – фильтр по типу отпусков. Закрашенный квадрат слева от типа означает, что отпуска этого типа будут отображаться. Не закрашенный – наоборот. То есть можно одновременно посмотреть отпуска и больничные, и не отображать прогулы и командировки.
Отпуска для всех сотрудников могут добавлять директора.

Простые сотрудники могут добавлять свои отпуска, но их должен согласовать начальник или директор. Отпуска начальников согласовываются директорами.

Редактирование уже одобренных заявок возможно. Для этого выберите нужный отпуск сотрудника, кликните по нему мышкой и в открывшемся окне введите необходимые изменения.

Шестая фишка

Шестая фишка – учет затраченного времени сотрудником. Отчёты о затраченном времени отражаются на странице «Отчёты» модуля «Сотрудники». Данные отображаются в виде таблицы. При нажатии на время открывается всплывающее окно со списком задач, на которые оно было потрачено.

Период, за который выводится отчет, настраивается в верхней части страницы. Можно показать сводку за день, неделю, месяц, квартал либо указать точный диапазон. Отображающийся отчёт можно распечатать. Прямо с этой же страницы можно поставить задачу или отправить личное сообщение выбранному сотруднику.

Для учета затрачиваемого времени, сотрудники должны отмечать его в комментариях к задаче.

Седьмая фишка

Седьмая фишка – фиксирование отношений между сотрудниками. Отношения – это способ фиксирования неформальных отношений внутри коллектива. Информация об отношениях внутри коллектива поможет понять и предотвратить возможные проблемы.
Карта отношений может быть глобальная и персональная.
Глобальная карта используется директорами и HR-менеджерами для того, чтобы понимать, какие неформальные отношения установились внутри коллектива и использовать эту информацию для грамотной мотивации, предотвращения возможных проблем на личной почве. Глобальная карта скрыта от всех остальных сотрудников. Локальная карта – личная карта каждого сотрудника. Ее может видеть только сам сотрудник.

Мы представили обзор основных возможностей лишь одного из модулей Мегаплана, который поможет вам работать со всем функционалом системы.

Используйте свой Мегаплан на полную, а мы вам в этом поможем!

Автор: Сергей Опанасенко Онлайн-сервисы для эффективного управления бизнесом
  • Eugene V. Kaurov

    Есть ли возможность для учета времени сотрудников вводить
    время начала-время конца работы?
    Нам этого очень не хватает.

    Сейчас отдельно ведем по сотруднику гугл-spreadsheet формата

    время старт / время стоп / что делалось / задача (номер с мегаплана или название, часто пустое) / проект / клиент
    08:01 / 11:36 / мыл клемники и чистыл включатели / 123 техобслуживание / Светофоры / МосГорСтрой

    • Евгений, сейчас этого нет, но уже запланирован учет времени по проектам — как раз то о чем вы спрашиваете