Урок 2 — модуль «Задачи» в Мегаплане

«Задачи» — пожалуй, один из основных модулей Мегаплана. Именно он позволяет наладить деловые отношения внутри коллектива, распределить обязанности и назначить ответственных, контролировать выполнение задач и проектов и никогда не срывать дедлайны. С помощью этого модуля вы можете планировать проекты, в которых принимают участие несколько сотрудников или отделов, а также без труда привлекать к работе над проектами подрядчиков, заказчиков или удаленных сотрудников.

И если вы будете использовать абсолютно все возможности данного модуля, то работа над любыми задачами перестанет быть рутиной или подвигом, а превратится в удовольствие.

А теперь по—порядку о каждой фишке модуля «Задачи»:

Фишка 1. — Учимся отличать задачи от проектов.

Мегаплан позволяет создавать как проекты, так и задачи. Задачи рекомендуем создавать для отдельных, небольших и краткосрочных работ,но ежели у вас планируется ряд серьезных работ, который требует привлечения многих сотрудников и займет длительный срок, то это уже будет непременно проект. Проект может включать в себя много задач, подзадач и чек-листов.

Задача имеет одного исполнителя и доступ к ней есть только у исполнителей, аудиторов, соисполнителей и начальства. Проект позволяет объединить несколько задач, к которым будет открыт доступ для всех членов команды проекта. При этом указывается один ответственный менеджер.

Если вы изначально создали задачу, в ней появилось множество подзадач, и тут вы поняли, что допустили ошибку создав задачу, а не проект, не переживайте, вы легко сможете преобразовать ее в проект.

Но помните, что право создавать проекты и преобразовывать задачи в проекты есть только у директоров и сотрудников, входящих в группу «Администраторы проектов».
Чтобы поставить задачу в проекте или сделать ее подзадачей уже имеющейся задачи, нужно открыть проект или родительскую задачу и нажать ссылку «поставить подзадачу».

Фишка 2 — создаем шаблоны задач и проектов.

Если вам приходится регулярно создавать однотипные задачи, то полезно использовать шаблоны. Шаблон создаются «с нуля» или из уже созданной задачи. Чтобы создать шаблон «с нуля», выберите ссылку «Шаблоны» в левой панели фильтров на странице модуля «Задачи» и нажмите кнопку «Создать шаблон…» в правой части экрана.

При создании шаблона заполняйте только те поля, которые не будут меняться при постановке задачи по этому шаблону.

Фишка 3 — зачем нужна индикация задач?

После того, как вы начнете активно ставить задачи в Мегаплане, у вас сформируется их список, а по истечении определенного времени все задачи будут у вас окрашены в разные цвета. Эти цвета отражают статус каждой задачи:

  • синие — задачи в работе;
  • зеленые — новые задачи;
  • красные — просроченные задачи;
  • серые — завершенные или отложенные задачи.

Индикация позволит вам открыть список задач и сразу определить количество просроченных задач, которые будут бросаться в глаза, будучи окрашенными красным цветом.

Фишка 4 — создаем периодические задачи.

Периодическая задача — это задача, которая будет появляться у исполнителя с заданной регулярностью. Например, подготовить месячный отчет. Каждая новая задача будет независимой, просто постановщику не придется постоянно ставить одни и те же задачи. Работа с периодичностью осуществляется в группе «Повторение» в карточке создания задачи:

Периодическая задача сохраняется как шаблон. Если вы хотите не просто создать периодическую задачу на потом, но и сразу ее поставить — то необходимо отметить галочкой пункт «Создать задачу прямо сейчас». Ссылка «Сделать задачу не повторяющейся» отменит все установки повторения задачи.

Фишка 5 – учимся настраивать фильтры и быстро находить нужные задачи среди большого списка.

Разобраться в большом списке задач и проектов помогают фильтры в левой части экрана:

По ссылке «Новый фильтр» доступно добавление пользовательских фильтров, указав все необходимые условия, по которым вы хотите выбрать задачи и название для фильтра, система покажет вам все задачи, удовлетворяющие фильтру.

Мегаплан умеет фильтровать задачи по следующим параметрам:

  • аудиторы — задачи с конкретным сотрудником в роли аудитора;
  • в избранном — задачи из вашего избранного;
  • горит — горящие задачи;
  • дедлайн — задачи, дедлайн которых намечен на ближайшие 10 дней, на текущий квартал, был в прошлом, находится в указанном периоде и т.д.;
  • заказчики — задачи конкретного заказчика;
  • метки — задачи, помеченные указанными метками;
  • ответственный — задачи конкретного сотрудника в роли ответственного;
  • постановщик — задачи, поставленные указанным сотрудником;
  • соисполнители — задачи, в которых указанный сотрудник является соисполнителем;
  • старт — задачи, созданные в текущем месяце, в указанном диапазоне и т.д.;
  • статус — задачи указанного статуса;
  • только проекты — отобразить только проекты;
  • участники — задачи, в которых в той или иной роли выступает указанный сотрудник;
  • финиш — задачи, завершенные на текущей неделе, в указанный период и т.д.;
  • шаблон — показать шаблоны.

Если вы помните название искомой задачи, то можете быстро найти ее, путем ввода в строку поиска.

Фишка 6 – список задач можно и распечатать и экспортировать.

Для этого достаточно воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными под списком задач (в виде таблицы или дерева):

Фишка 7 – Не забываем указывать заказчика при постановке задачи.

При постановке задачи можно указывать заказчика.

Это делается для того, чтобы в модуле «Клиенты» на карточке контрагента можно было посмотреть все задачи, связанные с этим контрагентом. Кроме того, мегафильтр в модуле «Задачи» позволяет отобразить только те задачи, которые связаны с теми или иными контрагентами. Если у контрагента есть гостевой доступ в Мегаплан, то он сможет просматривать связанные с ним задачи и комментировать их. Больше никаких прав гостевой доступ не дает.

Если необходимо, заказчика можно удалить из задачи (ссылка «Очистить»).

Фишка 8 — создаем чек листы и учимся работать с ними.

Чек-листы можно создавать как при постановке задачи, так и при просмотре ее карточки. При нажатии на ссылку «Добавить чек-лист» открывается поле ввода.

При нажатии клавиши Enter или по ссылке «Добавить чек-лист» добавляется еще одна строка чек-листа. По окончанию ввода достаточно просто перейти к другим полям страницы постановки задачи.

Пункты можно сразу отметить выполненными. При наведении курсора мыши, слева от пункта появляется значок мусорной корзины – это удаление пункта из списка.

Пункты чек-листа создающейся или уже существующей задачи можно связывать с делами.

При добавлении нового дела в чек-лист его можно сразу же внести в свой ежедневник. Для этого, не завершая добавления, нужно нажать пиктограмму часов справа от строки ввода и в открывшемся окне указать параметры дела или встречи.

Кроме того, дело отобразится на страницах календаря в модуле «Дела». В любое время можно посмотреть, откуда было создано событие, кликнув по нему на календаре (в ежедневнике или еженедельнике). На карточке будет ссылка на сделку или задачу, из которой было создано событие.

Фишка 9 – как и для чего указывать потраченное на выполнение задачи время?

Для того, чтобы иметь возможность формировать отчеты по затраченному времени на каждую задачу необходимо обязательно указывать реальное количество времени, потраченное на выполнение той или иной задачи. В строке ввода затраченного времени укажите «1 час, 2 дня и 5 часов, 5 часов 15 минут» и т.д. Процент завершения задачи указывается аналогично, при добавлении комментария. Указывать затраченное время или процент завершения можно при каждом добавлении комментария.

Время отображается на странице задачи, а также в отчётах, доступных начальнику и директорам.

Написанные комментарии в Мегаплане не редактируются — их можно только удалить.

Фишка 10 – дедлайн и плановый финиш проекта – это разные вещи.

А теперь представим, что вам нужно сверстать клиенту сайт и сдать его к 10 сентября, эта дата и будет дедлайном, так как вы ее утвердили с клиентом. Но для себя вы планируете закончить работы к 5 сентября, чтобы осталось время внимательно проверить работу сайта и уложиться в сроки – это и есть финиш задачи.

Таким образом, вы сможете планировать свою работу, при этом контролировать дедлайны.

Фишка 11 – учимся работать с временными вехами.

Вехи – это возможность отметить на временной шкале задачи важные даты. Вехи указываются независимо от выполнения подзадач, добавления комментариев и т.д. Добавить веху можно с помощью ссылки «добавить веху».

Вехами можно отмечать важные этапы решения задачи, а также использовать их для напоминания о каких-либо событиях. Также можно установить напоминание о вехе, выбрав пиктограмму будильника справа от вехи.

Обратите внимание: по умолчанию Мегаплан напоминает о вехе по электронной почте за день. Время, устанавливаемое по умолчанию, 12:00.

Нами были рассмотрены лишь некоторые полезные фишки модуля «Задачи», научившись работать с которыми вы получите полнофункциональную систему по управлению проектами и задачами в лице вашего Мегаплана.

Автор: Сергей Опанасенко Онлайн-сервисы для эффективного управления бизнесом