Мегаплан для рекламного агентства


В работе любого рекламного агентства очень важно понимать и чувствовать клиента, давать ему именно то, что он хочет, а также не переоценивать свои силы. На практике часто встречаются агентства, которые берутся абсолютно за все поступающие заказы, но по мере их выполнения понимают, что не тянут. Возникают накладки, ошибки, страдает качество и, конечно же, ваш имидж.

Что же делать? Как построить свою работу, чтобы качественно и в срок выполнять абсолютно все заказы?

В этом вам помогут продукты компании Мегаплан.

Организация работы BTL — направления

Для начала в системе необходимо зарегистрировать абсолютно всех сотрудников агентства – начиная от штатных сотрудников и заканчивая удаленными. Например, если в вашем агентстве есть промо — направление, то, наверняка, у вас работает большое количество супервайзеров и промоутеров по различным городам. Вот всех их обязательно необходимо внести в систему Мегаплан.

Это позволит директору или ответственному сотруднику, в любой момент времени иметь доступ к базе промоутеров и супервайзеров. Например, заболел один из менеджеров, который ведет промо-направление, или уехал в командировку заниматься новым клиентом, а к вам обращаются с просьбой провести срочную акцию – раздачу листовок. И бюджеты выделяются хорошие и задача простая, но где взять людей? Звоните менеджеру промо-направления, а он на важной встрече или не берет трубку.

С Мегапланом вы полностью исключаете зависимость всего вашего агентства от одного конкретного человека. Процедура очень проста:

  1. Открываете структуру рекламного агентства в Мегаплан
  2. Находите ФИО супервайзера, который работает в городе, где нужно организовать раздачу листовок
  3. Заходите в личную карточку супервайзера, находите его контакты, связываетесь с ним и оперативно запускаете акцию

Итог – работа выполнена качественно, быстро и без привлечения менеджера направления.

Мегаплан также может порядком облегчить работу супервайзерам агентства. Как показывает практика, лучшая и основная команда промоутеров задействована обычно не на одном проекте, а на многих одновременно. Дабы избежать накладки, супервайзер может в Мегаплане отметить занятость каждого из промоутеров на любое количество времени вперед и будет понимать, кого и когда он может еще привлечь к дополнительной активности, а кто уже максимально занят.

Этим функционалом Мегаплан поможет супервайзерам экономить массу времени – не тратить его на обзвон всех промоутеров или изучение графиков всех одновременно идущих акций. Вся информация у вас под рукой. Вот, например, график занятости на неделю одного из промоутеров компании Васильевой Марины:

Ведение проектов в рекламном агентстве

Также Мегаплан станет опорой и помощником в работе направления изготовления наружной рекламы или внутрянки вашего агентства. Например, вы получаете заказ на просчет стоимости оформления сети небольших детских магазинов в городе. Для начала вам нужно зафиксировать данного клиента в Мегаплане.

Далее в Мегаплане вы формируете проект по данному клиенту, где четко описываете все требования клиента, подробное тех. задание и прикрепляете тендерную документацию клиента. После чего назначаете команду по проекту и дед-лайн.

Далее в этом проекте вы будете фиксировать абсолютно все работы по нему – начиная от просчета сметы, согласования материалов и макетов и заканчивая монтажом всех конструкций.

При этом вы можете дать гостевой доступ в задачу как заказчику, который будет самостоятельно контролировать ход работ и оставлять свои комментарии, так и подрядчику, который будет выполнять все эти работы.

Теперь вся история работы с каждым отдельным клиентом будет храниться в одной системе. Клиент уже не сможет вам заявить: «А я имел в виду другое» или «Вы сделали не правильно». Все действия и запросы клиента будут зафиксированы. Поверьте, вы получите максимально лояльных клиентов, при этом сэкономив свои силы и нервные клетки.

Вы можете подумать, что и по электронной почте работается совершенно не плохо, но мы уверены, что вы не сможете сохранять абсолютно всю переписку с каждым клиентом по электронной почте. А потеря порой даже одного письма может привести к катастрофическим последствиям.

Ведение базы клиентов в Мегаплане

Кроме того в Мегаплане вы сможете вести всю свою базу клиентов.

А также историю работы с ними

Очень важно то, что вы сможете дать доступ ко всей базе клиентов только отдельным сотрудникам или оставить это право только за собой, тем самым вы сможете избежать потери, уничтожения или копирования базы некоторыми сотрудниками.

Иногда эта одна маленькая функция Мегаплана спасала большой бизнес.

Рассылки с Мегапланом

Также Мегаплан позволяет производить регулярные рассылки своим клиентам, партнерам или сотрудникам, например, со специальными предложениями, брифами, напоминаниями или активностями.

Контроль работы менеджеров по рекламе

Скажите, а каким образом вы контролируете проделанную работу ваших менеджеров и начисляете им заработную плату? По факту оплаченных проектов и поданных менеджерами отчетов?

А хотите самостоятельно понимать, кому и за что следует начислять заработную плату? Модуль отчеты в Мегаплане позволит вам наглядно увидеть эффективность каждого менеджера – количество выполненных задач, количество прибыли, эффективные встречи, коммуникации и многое другое.

Контроль финансовых поступлений компании

Ну и главное, руководителю агентства необходимо вести четкий контроль финансов компании. Очень часто для начала каких-либо работ от клиента требуется предоплата, причем в разном размере от 30% и до 100% — в зависимости от вида работ. Иногда оплата может разбиваться на несколько платежей. Далеко не все заказчики оплачивают свои работы по безналичному расчету. Согласитесь, что регулярно все же появляются клиенты, которые готовы оплатить все наличными или зачислить оплату на карту директора. Как все это учесть? Ничего не пропустить?

Мегаплан позволит руководителю контролировать все задолженности клиентов компании, сроки погашения этих задолженностей и фактические поступления денежных средств. При этом вам не понадобится привлекать к этому бухгалтера, вы сможете делать это параллельно, а на конец месяца просто сверить информацию. Ваш платежный календарь будет у вас под рукой в любое удобное время.

Все вышеперечисленные преимущества работы рекламного агентства с системой автоматизации Мегаплан, это только малая доля того, что мы можем вам предложить.

Автоматизируйте вашу работу сейчас и результат не заставит вас ждать!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»