Урок 3 – модуль «Дела» в Мегаплане

Модуль «Дела» — это ваш электронный ежедневник, который может отражать не только дела, но и запланированные коммуникации с клиентами, партнерами, коллегами и друзьями.

Вы хотите всегда успевать на встречи, делать запланированные звонки, ничего не забывать и не срывать сроки работ? Используйте на полную модуль «Дела» Мегаплана.

Фишка 1 — разберем понятия «Дело» и «Коммуникация»

В Мегаплане существует разделение понятий «Дело» и «Коммуникация».

Дела — это мелкие задачи, которые пользователь планирует и добавляет себе сам. Дела могут быть привязанными и не привязанными к дате и времени. Если вам просто нужно о чем-то не забыть, то вы можете зафиксировать это как дело, не привязанное ко времени.

Дела можно добавлять со страницы ежедневника и еженедельника, в задачах и в карточках клиентов.

Дела сотрудников не может видеть никто, включая начальников и директоров.

Коммуникации — звонки, встречи с клиентами, партнерами, заказчиками и т.д. Коммуникации пользователь может планировать себе сам, а может принимать участие в коммуникациях, запланированных другим пользователем.

Коммуникации могут просматривать директора, начальники и координаторы сотрудника, а также другие участники коммуникации и связанные с коммуникацией клиенты, если у них есть гостевой доступ к Мегаплану.

В коммуникации может быть указано несколько участников. При этом коммуникация будет отображаться в календарях всех участников. В коммуникации можно указывать контрагентов (компании и контактных лиц). Это нужно для того, чтобы она отображалась на личной карточке клиента в модуле «Клиенты», а также, чтобы все участники коммуникаций со стороны клиентов получали уведомления и были в курсе дел.

В модуле «Дела» есть три страницы: списки дел, страница ежедневника и страница еженедельника.

В списках дел отображаются все дела, привязанные и непривязанные ко времени. Коммуникации в списке дел не отображаются. На страницах ежедневника и еженедельника отображаются привязанные ко времени дела и все запланированные коммуникации.

Фишка 2 – работаем со списками дел

Добавляем дело в список дел с помощью умной строки ввода. Умность заключается в том, что Мегаплан понимает русский язык и автоматически подставляет время и дату, если их указать при вводе. Например, Мегаплан поймет такие фразы, как «На следующей неделе в 14:00 сдать отчет в бухгалтерию», «В среду встреча с клиентами», «21 сентября в 17:00 самолет в Екатеринбург» и т.д.

Добавленное дело можно привязать к дате и времени уже после его добавления.

Дела удобно объединять в списки. Логику распределения дел по спискам каждый пользователь может придумать свою. Чтобы создать список, выберите ссылку «Добавить список дел» в правом верхнем углу страницы «Дела», введите название списка дел и нажмите кнопу «Новый»:

Чтобы поменять списки дел местами, выберите ссылку «Переставить списки» и поставьте их в нужном порядке простым перетаскиванием мыши. После этого закончите изменения, кликнув по ссылке «Завершить перестановку».

Фишка 3 – учимся быстро разбираться в большом количестве дел

Чтобы не запутаться в большом списке дел, предусмотрено несколько механизмов фильтрации. Самый простой способ — комбинировать дела в списки. В левой части страницы «Дела» можно выбрать отображение только нужного списка дел. При отображении всех списков, их можно сворачивать и разворачивать при помощи пиктограммы плюсика:

Второй способ фильтрации — назначать делам категории. Это менее гибкий способ, т.к. категории определяются настройками Мегаплана сразу для всех пользователей. Фильтр по категориям находится в левой части страницы в виде ссылок на странице ежедневника и еженедельника.

Третий способ — помечать самые важные дела, как избранные. Избранные дела будут отображаться в едином списке избранного, который открывается по нажатию пиктограммы звездочки на панели информера.

На странице «Дела» есть возможность отобразить все дела на сегодняшний день и все дела на будущее. Это делается с помощью списка в левой части страницы. Обратите внимание, что при выборе этого фильтра отобразятся только дела, привязанные ко времени.

Фишка 4 – учимся планировать коммуникации

В модуле «Дела» коммуникации создаются на странице ежедневника или еженедельника. Для этого выберите время на странице ежедневника и щелкните левой клавишей мыши. Если известна продолжительность дела или коммуникации, то можно растянуть дело на временной шкале на нужный период.

В открывшемся окне выберите тип коммуникации, а также заполните её название, уточните дату и время, укажите участников, клиентов, при необходимости задайте повторяемость, установите напоминания и прикрепите файл:

Мегаплан покажет занятость участника коммуникации и вашу занятость, поэтому вы сможете запланировать удобное для всех время события. В случае пересечения графиков занятости будет показано соответствующее предупреждение:

Для коммуникаций с типом «встреча» показана занятость мест, что позволяет избежать накладок при бронировании кабинетов для переговоров, офисов и т.д.

Фишка 5 – создаем периодические дела

При создании дел можно настроить их повторение с заданной периодичностью. Это относится как к личным делам, так и к коммуникациям. Чтобы задать периодичность, по ссылке «Не повторяется» выберите в списке нужную периодичность повторения:

Периодическое дело будет назначено на то же самое время, что и исходное. При удалении периодического дела вам будет предложено удалить только одно событие или все события заданного расписания:

Фишка 6 – не забываем устанавливать напоминания для дел и коммуникаций

Если дело привязано к дате и времени, можно установить напоминание по электронной почте, джабберу и СМС (эта функция должна быть активна в настройках уведомлений, а соответствующие контактные данные должны быть заполнены на карточке сотрудника). Указать напоминание можно непосредственно при его добавлении. Для этого, прежде чем добавить дело, выберите пиктограмму шестеренки и укажите, по каким каналам и за какое время нужно предупредить о деле:

Для уже добавленных дел наведите курсор на дело в списке, выберите пиктограмму карандаша и укажите уведомления во всплывающем меню.

Фишка 7 – синхронизируем Мегаплан с календарем Google

Синхронизация осуществляется в режиме реального времени. Т.е. добавленные в Мегаплане встречи и события практически моментально отображаются в календаре Google и наоборот.

Синхронизируется дата, время, место (для встреч), название мероприятия и участники.

Перейдите на страницу ежедневника или еженедельника, нажмите ссылку «Синхронизировать» в нижней части левого столбца:

Если в данный момент вы не залогинены в аккаунте Google, Google предложит вам войти. Подтвердите предоставление Мегаплану доступа к вашему календарю Google нажатием кнопки «Предоставить доступ» (при этом Мегаплан не получает доступ к паролю). После этого на странице ежедневника появится надпись «Синхронизировано с Гугл-календарем».

При первом включении синхронизации запросы будут идти непрерывно, пока не загрузятся все события. В обычном режиме запросы выполняются каждые 10 минут (это максимальный интервал в случае, когда никакой активности по событиям нет). Изменения в Мегаплане и календаре Google синхронизируются сразу. Синхронизация работает, пока открыт Мегаплан.

Для отключения синхронизации на странице ежедневника или еженедельника в модуле «Дела» нажмите ссылку «Отключить» под текстом «Синхронизировано с Гугль-календарем».

Как вы видите, даже в таком простом на первом взгляде модуле «Дела» есть много интересных возможностей и преимуществ.

Используйте свой Мегаплан на полную!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»
  • Anna Kust

    Отличное освещение функций и пользы!