Урок 4 – модуль «Документы» в Мегаплане.

Модуль «Документы» – это ваша кладовая с ценной и важной информацией компании. Причем в такую виртуальную кладовую, в отличие от реальной, пробраться постороннему лицу просто не возможно. Научитесь правильно использовать все фишки данного модуля и будьте абсолютно спокойны за сохранность вашей корпоративной документации.

Фишка 1 — Учимся хранить документы в Мегаплане

В папках модуля «Документы» можно хранить документы любого формата размером до 200 МБ, причем любого уровня вложенности.

Для того, чтобы вам было удобно работать и не было хаоса в документах для начала вам необходимо в модуль «Документы» добавить соответствующие папки, в которые в дальнейшем вы будете добавлять все документы компании. Для добавления документа или папки достаточно нажать пиктограмму «Документ» или «Папка» в правой части страницы модуля «Документы».

Рекомендуем формировать папки таким образом, чтобы в ней были отдельные виды документов только для конкретного отдела или группы лиц. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем вы могли настроить права доступа к отдельным папкам, а не к каждому документу в отдельности.

Например, можно создать одну папку «Шаблоны договоров», а в ней еще несколько папок, в которых вы будете хранить соответствующие договора. То есть Мегаплан позволяет использовать сколько угодно уровней вложенности.

Если вы все же допустили ошибку при сохранении документа и вложили его в неверную папку, то вы с легкостью можете исправить это простым перетаскиванием файла с зажатой правой или левой клавишей мыши.

Либо с помощью пиктограмм на странице модуля «Документы» можно вырезать или скопировать нужный файл и вставить его в нужную папку.

Мегаплан также позволяет хранить несколько версий одного документа.

Для этого есть два способа. Первый — добавить в систему новый документ, указав, что он является новой версией уже существующего. При этом имя загружаемого документа должно быть таким же, как у прошлой версии документа.

Второй — открыть страницу просмотра документа (или указать нужный файл в дереве документов) и выбрать в правом верхнем углу пиктограмму «Версия».

При этом сотрудники могут самостоятельно отслеживать появление новых версий документов, получая об этом уведомления по электронной почте, джабберу или СМС. Для этого достаточно лишь поставить галочку «Подписаться на версии этого документа».

Фишка 2 – Назначаем права доступа к документам

Настраивайте доступ к каждому документу или всем документам в папке, определяя, кто из сотрудников сможет просматривать, скачивать или редактировать загруженные файлы.

Сотрудники в Мегаплане имеют три типа прав на папки и документы:

Полный доступ — возможность редактировать, удалять, перемещать файл и менять к нему права доступа;

Могут редактировать — возможность загружать новые версии файла, но не перемещать его;

Могут просматривать — возможность только скачивать указанные файлы или файлы в указанных папках.

Права доступа к папке или документу назначаются как при их создании (загрузке), так и при редактировании. Выберите сотрудников в поле ввода и укажите, какими правами они обладают.

Назначать права можно как отдельным сотрудникам, так и всему отделу.

По умолчанию сотрудник, получая доступ к папке, получает доступ и ко всем документам и подпапкам. Если нужно создать внутри такой папки документ или подпапку с ограниченным доступом, отключите наследование и пропишите права для данной конкретной подпапки или документа.

Не стоит забывать, что начальники имеют доступ к документам и папкам, к которым имеют доступ их подчиненные. Кроме того, в Мегаплане наследуются права доступа к документам.

Если у сотрудника есть доступ к папке, то он автоматически получает доступ ко всем файлам и подпапкам внутри нее. Это и есть наследование. Если вы не хотите, чтобы для вашего файла или папки был включен механизм наследования, отключите его. Для этого зайдите на страницу редактирования документа и снимите галочку «Наследование».

Чтобы понять, кто имеет доступ к загруженному файлу или созданной папке, в левом столбце на странице просмотра документа есть ссылка «эффективные права».

В общем случае видеть папку смогут:

  • сотрудники, которым добавили соответствующие права на эту папку;
  • руководители этих сотрудников;
  • сотрудники, которым дан доступ к подпапкам или отдельным файлам, входящим в основную папку.

Ссылка открывает окно с полным списком сотрудников, имеющих доступ к данному ресурсу. Посмотреть эффективные права могут все сотрудники, имеющие доступ на просмотр данного файла.

Фишка 3 – Быстрый поиск документов

В левом столбце модуля «Документы» находятся фильтры, помогающие отобрать нужные файлы по нескольким параметрам.
Во-первых, документы можно помечать избранными, тогда они будут отображаться в общем списке избранного, доступ к которому осуществляется с помощью пиктограммы звездочки в строке информера. Чтобы отобразить все избранные документы на странице модуля «Документы», включите фильтр «Только избранные».
Второй доступный фильтр — по типу документа. Мегаплан отличает текстовые документы, презентации, PDF-файлы, таблицы и изображения. Прочие файлы попадают в категорию «Остальные». Кроме этого, документы можно помечать метками. Каждый документ может иметь одну или несколько меток.

Метки бывают локальные, то есть видимые только тому сотруднику, который их добавил, и глобальные, видимые всем сотрудникам, у которых есть доступ к помеченным этими метками файлам. Добавить метки можно при добавлении документа в Мегаплан или потом, выбрав пиктограмму «Пометить» на странице просмотра документа или в общем списке документов.

Доступен поиск документов по содержимому. Поддерживаются форматы doc, xls, pdf, odt, ods и другие (список пополняется). Поиск осуществляется с любой страницы Мегаплана. Чтобы найти документ, достаточно ввести ключевое слово или фразу в строку поиска информера. Результат будет отображен во всплывающем окне и в полных результатах поиска.

Фишка 4 – Работа с документами

В Мегаплане также можно загрузить сразу много документов, уже рассортированных по папкам на вашем компьютере, кликните по пиктограмме «Импорт» в правой части страницы модуля «Документы».

Файлы и папки должны быть заархивированы архиватором ZIP (иметь разрешение .zip).
Мегаплан сам разархивирует файлы и разложит их по указанным папкам и подпапкам.

Помимо вышеуказанного в правой части страницы модуля «Документы» есть набор пиктограмм для работы с документами. С их помощью можно добавить новый документ, добавить папку, импортировать большое количество документов в архиве, удалить, вырезать, копировать и вставить файлы, скачать документ, отметить его локальными или глобальными метками и распечатать общий список файлов.

Будьте всегда уверенны в безопасности хранения ваших документов в Мегаплане!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»