Урок 5 — модуль «Клиенты» в Мегаплане

Модуль «Клиенты» — это один из наиболее ценных модулей Мегаплана, на котором базируются продукты «CRM» и «Бизнес-менеджер». Это картотека всех контрагентов, с которыми работает ваша компания. В карточке контрагента хранится информация о типе клиента, его виде деятельности, адресе, контактных телефонах, контактных лицах контрагента и т.д. Модуль «Клиенты» позволяет не только хранить контактную информацию, но и привязывать задачи и коммуникации, делать рассылки, а также давать контрагентам гостевой доступ в Мегаплан для просмотра и комментирования связанных с контрагентом задач и коммуникаций.

Фишка 1. Учимся добавлять контрагентов!

Добавляем контрагентов вручную

Чтобы добавить нового контрагента, нажмите кнопку «Добавить клиента» в правой части списка контрагентов.

Импортируем имеющийся список клиентов в Мегаплан

Импорт контрагентов в Мегаплан осуществляется из Эксель-файла, почты или Фейсбука.
Для импорта новых клиентов кликните по пиктограмме «Добавить контрагента» в правой части списка клиентов.

На следующей странице в меню слева выберите способ импорта («Импорт из почты и Фейсбука» или «Импорт из Экселя»).

Чтобы добавить клиентов из почты Gmail, выберите ссылку «Импортировать из Gmail». После этого откроется окно, в котором необходимо разрешить доступ Мегаплана к данным. При этом вы должны быть залогинены в своем аккаунте Google.

Аналогично запрашивается доступ при импорте контактов из Фейсбука (по ссылке «Импортировать из Фейсбука»):

Для импорта контактов из почты Яндекс и Mail.ru укажмте логин (полный адрес) и пароль от почтового ящика. При этом Мегаплан не сохраняет пароли, а использует их только для входа в почту.

Результат импорта отображается в табличном виде. Отметьте здесь галочками контакты, которые хотите импортировать в Мегаплан. В графе «Кто» укажите вид контакта (компания или человек), а в графе «Тип» — тип контрагента (клиент, подрядчик, поставщик и т.д.). Настройка «применить ко всем» распространит указанный выбор на все импортируемые контакты:

После того, как вы указали все контакты в списке, которых желаете импортировать в Мегаплан, нажмите кнопку «Добавить контрагентов». В результате в списке клиентов вы получите небольшой отчёт о количестве добавленных контактов.

Для импорта контрагентов из Экселя необходимо приложить заполненную таблицу с помощью кнопки «Выберите файл» и загрузить в Мегаплан  (шаблон таблицы можно скачать на странице загрузки (импорта) списка контрагентов по ссылке «Пример»):

Аналогично для импорта реальной базы клиентов нажмите кнопку «Выберите файл», укажите файл базы, а затем нажмите кнопку «Загрузить». Мегаплан автоматически распознает таблицу, каждая строка которой относится к отдельному контрагенту, а каждый столбец содержит данные контрагента. После обработки списка Мегаплан покажет отчет об операции импорта.

Фишка 2. Разбираем способы фильтрации клиентов!

Для того, чтобы быстро находить нужного клиента среди большого списка вы можете фильтровать ваших клиентов по различным параметрам:

— по типам взаимоотношений с вашей компанией – например, клиент, поставщик, конкурент и т.д.;

— по статусам – например, текущий клиент, бесперспективный и т.д;

— по ответственному сотруднику – то есть сотруднику, который добавляет и редактирует карточки клиентов;

— по параметру «избранные» – клиентов также, как и задачи можно помечать звездочкой;

— наконец, можно использовать метки — метки бывают локальные, то есть видимые только тому сотруднику, который их добавил, и глобальные, то есть видимые всем сотрудникам.

То есть вы можете фильтровать клиентов по любым удобным вам параметрам:

Все фильтры делятся на системные («Контакты», «Избранные» и «Мои клиенты») и предустановленные («Выставлен счет», «Есть коммуникация» и др.). Системные фильтры не удаляются. Предустановленные фильтры можно редактировать, переименовывать и удалять (пиктограмма карандаша и корзины рядом с названием фильтра).

Фильтры в левой части позволяют объединять контрагентов в группы по различным признакам:

При этом контрагенты могут находиться в нескольких группах одновременно.

Обратите внимание на то, что все группы под чертой — личные. Они не отображаются ни у ваших коллег, ни в виджетах выбора клиентов. Если же перенести группу над чертой (простым перетаскиванием), то этот фильтр будет виден для всех.

Как и в задачах, в списке клиентов доступны групповые действия. Выделите несколько клиентов, и меню появится в нижней части страницы. С помощью этого меню удобно добавлять клиентов в группы:

Новая группа может быть создана прямо здесь, она появится в левой панели среди других личных групп.

Фишка 3. Планируем коммуникации с контрагентами!

Под коммуникацией мы подразумеваем – встречи, звонки, конференции и многое-многое другое. В модуле «Клиенты» отображаются только те коммуникации, которые связаны с вашими контрагентами. Коммуникации можно посмотреть в карточке контрагента (под его общими данными), а также на странице «Коммуникации» модуля «Клиенты».

Так, например, может выглядеть список коммуникаций на карточке контрагента:

В модуле «Клиенты» коммуникацию можно добавить несколькими способами.

Первый способ — запланировать коммуникацию прямо на карточке контрагента, добавив новый пункт в список чек-листа или воспользовавшись меню добавления в правой части:

Второй способ — нажать пиктограмму «Добавить» на странице «Коммуникации» модуля «Клиенты» и указать контрагентов при заполнении карточки коммуникации:

В открывшейся форме укажите суть коммуникации (ее название), краткое описание (цель), время начала, продолжительность, категорию, клиентов и сотрудников вашей компании, участвующих в коммуникации:

Коммуникации позволяют планировать и отслеживать взаимодействие сотрудников вашей компании с контрагентами. В коммуникациях могут принимать участие несколько контрагентов и несколько сотрудников вашей компании. Сотрудники-участники коммуникации получают уведомление, коммуникация добавляется в календарь в модуле «Дела». Коммуникации можно обсуждать, добавляя комментарии. Если контрагенты, участвующие в коммуникации, имеют гостевой доступ в ваш Мегаплан, то они тоже получат уведомление, смогут видеть и обсуждать коммуникацию.

 Фишка 4. Выдаем гостевой доступ клиентам!

Гостевой доступ для выдается клиенту-человеку, не компании. При заполнении новой карточки или редактировании существующего клиента укажите логин и пароль для входа в Мегаплан:

Гостевой доступ позволяет просматривать и комментировать задачи и коммуникации, связанные с данным клиентом, а также писать личные сообщения своим менеджерам и планировать встречи и дела. Доступа к другой информации гостевой аккаунт не дает.

Фишка 5. Делаем рассылки с Мегапланом!

Мегаплан позволяет отправлять клиентам рассылки по почте, СМС, Джабберу, Твиттеру и Фейсбуку. Управление рассылками осуществляется на странице «Рассылки» модуля Клиенты.

Рассылки отображаются или в виде таблицы:

или в виде иерархического списка:

Создать рассылку очень просто – нажимаем на кнопку «Добавить рассылку» в разделе рассылок.

После этого у вас откроется страница создания рассылки. Вам останется только внимательно ее заполнить: указать название рассылки, отметить получателей, указать отправителя, выбрать время осуществления рассылки, написать заголовок и выбрать способ рассылки:

После указаний параметров рассылки введите текст для каждого способа отправки.

Если текст не введен, то этот способ отправки использоваться не будет. В зависимости от способа действуют ограничения по длине сообщения. В рассылках по электронной почте используйте при необходимости форматирование и вложенные файлы.

После осуществления рассылки Мегаплан показывает результат отправки. Здесь же доступна повторная отправка рассылки.

А ответить на рассылку можно как и на любое другое письмо. Ответ отобразится в сообщениях сотрудника, от чьего имени была отправлена рассылка.

Любите своих клиентов! Заботьтесь о них! И поверьте, дела вашей компании пойдут вверх!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»