Урок 6 – модуль «Счета» в Мегаплане.

Выставляйте счета клиентам, не выходя из Мегаплана. Счета (в гривнах, рублях, долларах, евро или другой валюте) создаются по шаблонам, которые могут включать изображение печати и подписей (для отправки счета по электронной почте или факсу). Счета формируются в виде PDF-документа.
Для каждой позиции указывается НДС (10%, 18%, 20% или без НДС). В одном счете могут быть разные позиции с разными параметрами НДС.

Фишка 1. Подготовка к работе со счетами!

Перед тем как приступить к работе с модулем «Счета» вам необходимо выполнить некоторые настройки и действия в других модулях Мегаплана:

  1. Внести в Мегаплан информацию о своей компании, от имени которой будут выставляться счета – эту процедуру мы описывали в предыдущем уроке модуля «Клиенты». При этом не забывайте указывать полные реквизиты своей компании, чтобы в дальнейшем иметь возможность корректно выставлять счета;
  2.  Заполните реквизиты тех клиентов, кому вы планируете выставлять счета – это действие также осуществляется в модуле «Клиенты» (см. урок 5 – модуля «Клиенты»). То есть при добавлении каждого клиента вам необходимо указывать его полные реквизиты, если вы планируете выставлять ему счета.

Фишка 2. Создаем шаблоны счетов!

Выбираем кнопку «Настройки» в правой части экрана и затем кнопку «Справочники»:

После этого находим в левой панели раздел «Счета» и в нем выбираем «Шаблоны счетов»

Теперь мы добавляем шаблон счета при помощи кнопки – «+ счет» в правой части экрана.

Здесь все просто – заполняем все поля для создания шаблона (название, принцип нумерации (можно использовать дату и порядковый номер), валюта (гривны, рубли, доллары или евро), комментарий к оплате, который будет подставляться в тело счета, печать и подписи). Для первой и второй подписи нужно указать должности, фамилии и инициалы. Изображения печати и подписей можно загрузить в формате GIF или PNG на прозрачном фоне. Чтобы упростить добавление подписей и печати, в Мегаплане предусмотрено их распознавание с отсканированного шаблона. По ссылке «Распознать с отсканированного шаблона» скачайте шаблон, распечатайте его, поставьте подпись или печать, отсканируйте и загрузите с помощью кнопки «Выберите файл». При этом переключатель должен находиться в положении «Распознать с отсканированного шаблона А4».

Вот наш шаблон и готов. При необходимости, вы можете добавлять сколько угодно различных шаблонов счетов.

Редактирование шаблона осуществляется аналогичным образом.

Созданные шаблоны будут появляться в выпадающем списке при создании нового счёта.

Обратите внимание, что Мегаплан автоматически пересчитывает стоимость товаров и услуг в ту валюту, которая определена шаблоном счёта.

Фишка 3. Создаем новые счета!

При создании нового счета указывается его номер, получатель платежа, дата создания, плательщик, грузополучатель, шаблон и комментарий. Шаблон позволяет подставить в счет печать, фамилии и подписи директора и бухгалтера. Комментарий будет отображаться в теле счёта. Добавление позиций осуществляется с помощью пиктограммы «плюс». Мегаплан запоминает введенные позиции и, при повторном их вводе, предлагает заполнить поля автоматически.

Также создать счёт можно копированием. Достаточно открыть любой уже готовый счет, причем в любом статусе – выставлен, оплачен и нажать кнопку «Копировать».

Создастся счет (со статусом «Новый»), в который подставляются значения плательщика, грузополучателя, шаблона и списка позиций из исходного документа. Скопированный счет вы можете редактировать.

Фишка 4. Передаем счет на оплату!

Созданные счета попадают в категорию «Новые». До момента выставления их можно редактировать. Когда счет сформирован, его нужно передать в оплату с помощью соответствующей кнопки:

Счет переместится в категорию «Выставлен», а на его странице появится ссылка для скачивания в формате PDF с подписью и без.

По ссылке «Скачать с подписью» доступна версия счета, которую можно передать клиенту (Мегаплан сгенерирует специальный код-ссылку. Эту ссылку можно отправлять клиенту для доступа к счёту).

Когда счет оплачен, по нажатию клавиши «Оплачен» вы переводите его в соответствующий статус.

В случае отказа счет попадет в категорию «Отказ». «Отказные» счета можно возобновить. Возобновление счета превращает его в новый счет с возможностью редактирования всех полей.

Фишка 5. Учимся быстро находить нужный счет!

Все счета сортируются по основным параметрам (дата, плательщик, сумма и т.д.). В левой части списка находится фильтр по статусам. Кроме того, можно задать период, за который будут выводиться счета.

И не забываем:

Доступ к выставлению счетов есть у любого сотрудника.

Каждый счёт видит его создатель, менеджеры по всем участвующим в счете контрагентам и их начальники.
Чтобы дать доступ сотруднику ко всем выставленным счетам, найдите в модуле Клиенты контрагентов с типом «Наша компания» и добавьте им нужного сотрудника в качестве ответственного.

Автоматизируйте свою работу с Мегапланом!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»
  • Andrey

    Здравствуйте.
    Как указать частичную оплату счета в базовом бесплатном Мегаплане?

    • Анастасия Ганенко

      Добрый день, Андрей.
      Для этого необходим модуль «Финансы», который, к сожалению, недоступен в бесплатной версии Мегаплана.

      • Andrey

        Благодарю.