Быстрый старт для продукта Совместная работа

Итак, начинаем работу в Мегаплане.

Действие 1. Заполняем личную карточку!

После того, как вы зарегистрировались в системе вам на электронный ящик будет отправлено письмо с вашим логином и паролем для входа в систему. Именно под ними вы заходите в Мегаплан и сразу же попадаете в модуль «Задачи», где у вас будет создана одна единственная задача – «Начать работу в Мегаплане»

1

Это ваша первая задача! Заходите в нее и выполняйте!
Для начала нужно заполнить все поля личной карточки сотрудника:

В личной карточке не забываем изменить логин и пароль для входа в систему, чтобы вы были абсолютно уверены, что его знаете только вы. Это можно сделать нажав «плюсик» рядом с надписью «Изменить логин или пароль» прямо в своей личной карточке:

После чего вам нужно добавить в Мегаплан всех своих сотрудников. Для этого достаточно указать их электронную почту, на которую они получат приглашение и также как и вы зайдут в Мегаплан, изменят пароль и заполнят каждый свою карточку.

Первый шаг выполнен. Вы и ваша команда уже в Мегаплане.

Действие 2. Делаем общие настройки!

Это значит, что перед началом работы нужно настроить основные параметры работы Мегаплана. Для этого в правой части интерфейса находим иконку «Настройка» и заходим в нее:

5

У вас откроется окно для настроек интерфейса, в котором указываем часовой пояс и язык:

Далее настраиваем уведомления. Уделите этому вопросу особое внимание. Если вы не хотите, получать СПАМ из уведомлений, но в то же время хотите постоянно быть в курсе событий и работ в Мегаплане, тогда выбирайте подходящий вам вариант уведомлений и действия в Мегаплане, по которым они будут вам приходить, и отмечайте галочками:

7

Далее будем настраивать права вашим сотрудникам. По умолчанию, пока только вы имеете права Директора, то есть обладаете максимальными правами для работы в аккаунте. Всех остальных сотрудников нужно распределить по группам с разными правами доступа к информации. Рекомендую сделать это сразу, чтобы потом не забыть и не допустить серьезную ошибку. Не забывайте, что в любой момент времени вы можете изменить права любому сотруднику.

8

Теперь нам осталось настроить еще несколько параметров: валюту, налоги и страну для начальной работы в Мегаплане. Для этого выбираем иконку «Справочники» в верхней панели настроек, а в левой панели – необходимые для настроек поля:

9

А теперь внимательно ознакомьтесь с полным списком настроек, предлагаемых в левой панели. Для начала работы они пока не нужны, но в дальнейшем, вы не один раз будете прибегать к ним, поэтому запоминайте сразу, где можно настроить типы отпусков, типы событий, места коммуникаций, каналы привлечения и др.

Действие 3. Работаем с сотрудниками!

После того, как вы пригласили сотрудников в Мегаплан вам нужно создать структуру вашей компании и начать вести учет заработной платы сотрудников.

Независимо от того, успели они заполнить свои карточки, или нет, вы можете приступать к формированию структуры компании.

В Мегаплане организована трехступенчатая структура подчинения: директорам подчиняются все сотрудники, начальникам подчиняются все сотрудники отдела и любой сотрудник может подчиняться любому другому сотруднику, как в своем отделе, так и в другом отделе компании. Все сотрудники распределены по отделам, а начальники находятся в верхней части списка сотрудников отделов. При наведении на любого сотрудника, красной стрелкой указываются все начальники (в том числе начальники из другого отдела), зеленой — подчиненные.

Для начала создаем отделы и заносим в них сотрудников. Для этого нажимаем на кнопку «Добавить отдел» в правой части экрана:

10

Выбираем название для вашего отдела и подтягиваем в него нераспределенных сотрудников, которые отражены в левой панели:

11

По такому же принципу вы формируете все отделы компании, после чего все ваши сотрудники будут распределены по отделам и в левой панели у вас не останется ни одного нераспределенного сотрудника.
Для примера мы покажем структуру, которая получилась у нас.  А у вас она может быть совершенно иной:

12

Ну и далее мы настраиваем подчиненность сотрудников в структуре при помощи нескольких кнопок в правой части экрана

Чтобы назначить сотруднику начальника, нужно выбрать сотрудника, нажать пиктограмму «Начальники» в правом верхнем углу страницы и указать начальника или начальников. Аналогично можно назначить любому сотруднику подчиненных с помощью пиктограммы «Подчиненные». По сути, это два одинаковых механизма. Не важно, назначаете ли вы начальника или определяете подчиненного.
И последнее действие – это настройка учета ЗП своих сотрудников. Для этого переходим в раздел «Зарплата» модуля «Сотрудники»:

И фиксируем ежемесячную заработную плату каждого сотрудника, система сама продублирует данную сумму по всем следующим месяцам. При этом вы сможете в любой момент времени редактировать заработную плату, а также фиксировать штрафы и бонусы сотрудникам прямо здесь же.

15

А результате, только директора и пользователи, которые входят в группу «Могут редактировать зарплату» будут видеть заработную плату всех сотрудников, а все остальные сотрудники будут видеть только свою ЗП, ну и начальники отделов – помимо своей ЗП – еще и своих подчиненных.

Действие 4. Настраиваем шаблоны задач!

Для того, чтобы максимально экономить свое рабочее время, рекомендуем вам проанализировать все задачи, которые вы ставите своим сотрудникам и подчиненным. Далее для регулярных и повторяющихся задач нужно сделать шаблоны, которые вы сможете активно использовать в своей работе.

Шаблон можно создать как «с нуля», так и с уже созданной задачи. Поэтому, если вы примете решение создавать шаблоны сразу, то будем создавать их «с нуля».
Для этого заходим в модуль «Задачи» , нажимаем в левой панели ссылку «Шаблоны», и находим кнопку «Создать шаблон» в правой части экрана:

16

Параметры шаблона аналогичны параметрам задачи. При этом рекомендуется заполнять только те поля, которые не будут меняться при постановке задачи по этому шаблону.

Также в шаблонах задач можно создавать чек-листы (точно так же, как и в обычных задачах): по ссылке «Добавить чек-лист» появляется строка ввода пунктов. После добавления пункта по нажатию клавиши Enter или ссылке «Добавить пункт» добавляется следующая строка. После добавления всех пунктов достаточно просто перейти к другим параметрам:

Если вам нужно ставить одинаковую задачу с определенной периодичностью (день, неделя, месяц), то целесообразней использовать не шаблоны, а периодические задачи.

Действие 5. Планируем периодические дела!

Наверняка у вас в компании есть периодические дела, которые вы можете заранее запланировать на длительный период времени. Например, ежемесячная отчетность каждого 1 числа за прошедший месяц или еженедельные совещания, которые проходят по понедельникам или пятницам. Проанализируйте свои дела. А теперь давайте приступим к их планированию.

Заходим в модуль «Дела» в Мегаплане:

18

Далее выбираем нужное время и день и планируем дело или коммуникацию. Периодические дела будут повторяться в ежедневнике с заданной периодичностью. Это относится как к личным делам, так и к коммуникациям. Чтобы задать периодичность, при создании нового события на странице ежедневника выберите пункт «Не повторяется»

и поменяйте его значение на нужную периодичность повторения:

Периодическое дело будет назначено на то же самое время, что и исходное. Если для дела установлены уведомления, то они будут приходить с той же периодичностью.
Итак, основные настройки мы произвели – теперь можно активно работать!
Легкого вам старта и приятной работы с Мегапланом!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»