Быстрый старт для продуктов CRM и Бизнес-менеджер

Итак, начинаем работу в Мегаплане.

Действие 1. Заполняем личную карточку!

После того, как вы зарегистрировались в системе вам на электронный ящик будет отправлено письмо с вашим логином и паролем для входа в систему. Именно под ними вы заходите в Мегаплан и сразу же попадаете в модуль «Задачи», где у вас будет создана одна единственная задача – «Начать работу в Мегаплане»

1

Это ваша первая задача! Заходите в нее и выполняйте!
Для начала рекомендую изменить ваш логин и пароль для входа в систему:

Далее, нужно заполнить все поля личной карточки сотрудника:

И добавить в Мегаплан всех своих сотрудников. Для этого достаточно указать их электронную почту, на которую они получат приглашение и также как и вы зайдут в Мегаплан, изменят пароль и заполнят каждый свою карточку.

4

Первый шаг выполнен. Вы и ваша команда уже в Мегаплане.

Действие 2. Делаем общие настройки!

Это значит, что перед началом работы нужно настроить основные параметры работы Мегаплана. Для этого в правой части интерфейса находим иконку «Настройка» и заходим в нее:

5

У вас откроется окно для настроек интерфейса, в котором указываем часовой пояс и язык:

Далее настраиваем уведомления. Уделите этому вопросу особое внимание. Если вы не хотите, получать СПАМ из уведомлений, но в то же время хотите постоянно быть в курсе событий и работ в Мегаплане, тогда выбирайте подходящий вам вариант уведомлений и действия в Мегаплане, по которым они будут вам приходить, и отмечайте галочками:

7

Далее будем настраивать права вашим сотрудникам. По умолчанию, пока только вы имеете права Директора, то есть обладаете максимальными правами для работы в аккаунте. Всех остальных сотрудников нужно распределить по группам с разными правами доступа к информации. Рекомендую сделать это сразу, чтобы потом не забыть и не допустить серьезную ошибку. Не забывайте, что в любой момент времени вы можете изменить права любому сотруднику.

8

Теперь нам осталось настроить еще несколько параметров: валюту, налоги и страну для начальной работы в Мегаплане. Для этого выбираем иконку «Справочники» в верхней панели настроек, а в левой панели – необходимые для настроек поля:

9

А теперь внимательно ознакомьтесь с полным списком настроек, предлагаемых в левой панели. Для начала работы они пока не нужны, но в дальнейшем, вы не один раз будете прибегать к ним, поэтому запоминайте сразу, где можно настроить статусы, типы и реквизиты клиентов; виды коммуникаций; создать шаблоны счетов.

Действие 3. Работаем с сотрудниками!

После того, как вы пригласили сотрудников в Мегаплан вам нужно создать структуру вашей компании и начать вести учет заработной платы сотрудников.

Независимо от того, успели они заполнить свои карточки, или нет, вы можете приступать к формированию структуры компании.

В Мегаплане организована трехступенчатая структура подчинения: директорам подчиняются все сотрудники, начальникам подчиняются все сотрудники отдела и любой сотрудник может подчиняться любому другому сотруднику, как в своем отделе, так и в другом отделе компании. Все сотрудники распределены по отделам, а начальники находятся в верхней части списка сотрудников отделов. При наведении на любого сотрудника, красной стрелкой указываются все начальники (в том числе начальники из другого отдела), зеленой — подчиненные.

Для начала создаем отделы и заносим в них сотрудников. Для этого нажимаем на кнопку «Добавить отдел» в правой части экрана:

10

Выбираем название для вашего отдела и подтягиваем в него нераспределенных сотрудников, которые отражены в левой панели:

11

По такому же принципу вы формируете все отделы компании, после чего все ваши сотрудники будут распределены по отделам и в левой панели у вас не останется ни одного нераспределенного сотрудника.

Для примера мы покажем структуру, которая получилась у нас.  А у вас она может быть совершенно иной:

12

Ну и далее мы настраиваем подчиненность сотрудников в структуре при помощи нескольких кнопок в правой части экрана

Чтобы назначить сотруднику начальника, нужно выбрать сотрудника, нажать пиктограмму «Начальники» в правом верхнем углу страницы и указать начальника или начальников. Аналогично можно назначить любому сотруднику подчиненных с помощью пиктограммы «Подчиненные». По сути, это два одинаковых механизма. Не важно, назначаете ли вы начальника или определяете подчиненного.

И последнее действие – это настройка учета ЗП своих сотрудников. Для этого переходим в раздел «Зарплата» модуля «Сотрудники»:

14

И фиксируем ежемесячную заработную плату каждого сотрудника, система сама продублирует данную сумму по всем следующим месяцам. При этом вы сможете в любой момент времени редактировать заработную плату, а также фиксировать штрафы и бонусы сотрудникам прямо здесь же.

15

А результате, только директора и пользователи, которые входят в группу «Могут редактировать зарплату» будут видеть заработную плату всех сотрудников, а все остальные сотрудники будут видеть только свою ЗП, ну и начальники отделов – помимо своей ЗП – еще и своих подчиненных.

Действие 4. Фиксируем информацию о своей компании!

Для того, чтобы начинать работать с модулями «Клиенты», «Сделки», «Счета» и «Финансы» в первую очередь нам необходимо ввести информацию о нашей компании, а именно – название компании, реквизиты, электронная почта, адрес, время работы компании, контактные телефоны, загрузить логотип компании и многое другое. Для этого мы заходим в модуль «Клиенты» и добавляем клиента при помощи кнопки «Добавить клиента»:

16

Далее у вас открывается окошко для заполнения всей необходимой информации:

Вам нужно заполнить все поля формы полной анкеты, то есть максимальную информацию о вашей компании, при этом обязательно нужно выбрать в поле «Тип» — вариант – «Наша компания».
Пожалуйста, не ленитесь, так как от качества заполнения данной информации зависит правильность выставления счетов и вся работа в Мегаплане с модулями сделок и финансов.
После того, как вы заполните все поля в форме своей компании, вы получите готовую карточку:

Действие 5. Импортируем своих клиентов в Мегаплан!

Импорт контрагентов в Мегаплан можно осуществить из Эксель-файла, почты или Фейсбука.
Для импорта новых клиентов кликните по пиктограмме «Добавить клиента» в правой части списка клиентов.

19

На следующей странице в меню слева выберите способ импорта («Импорт из почты и Фейсбука» или «Импорт из Экселя»).

20

Чтобы добавить клиентов из почты Gmail, выберите ссылку «Импортировать из Gmail». После этого откроется окно, в котором необходимо разрешить доступ Мегаплана к данным. При этом вы должны быть залогинены в своем аккаунте Google.

Аналогично запрашивается доступ при импорте контактов из Фейсбука (по ссылке «Импортировать из Фейсбука»):

Для импорта контактов из почты Яндекс и Mail.ru укажите логин (полный адрес) и пароль от почтового ящика. При этом Мегаплан не сохраняет пароли, а использует их только для входа в почту.
Результат импорта отображается в табличном виде. Отметьте здесь галочками контакты, которые хотите импортировать в Мегаплан. В графе «Кто» укажите вид контакта (компания или человек), а в графе «Тип» — тип контрагента (клиент, подрядчик, поставщик и т.д.). Настройка «применить ко всем» распространит указанный выбор на все импортируемые контакты:

22

После того, как вы указали все контакты в списке, которых желаете импортировать в Мегаплан, нажмите кнопку «Добавить контрагентов». В результате в списке клиентов вы получите небольшой отчёт о количестве добавленных контактов.

Для импорта контрагентов из Экселя необходимо приложить заполненную таблицу с помощью кнопки «Выберите файл» и загрузить в Мегаплан  (шаблон таблицы можно скачать на странице загрузки (импорта) списка контрагентов по ссылке «Пример»):

Аналогично для импорта реальной базы клиентов нажмите кнопку «Выберите файл», укажите файл базы, а затем нажмите кнопку «Загрузить». Мегаплан автоматически распознает таблицу, каждая строка которой относится к отдельному контрагенту, а каждый столбец содержит данные контрагента. После обработки списка Мегаплан покажет отчет об операции импорта.

Остальных клиентов вы можете добавлять также при помощи кнопки «Добавить клиента».

Действие 6. Создаем шаблоны счетов!

Выбираем кнопку «Настройки» в правой части экрана и затем кнопку «Справочники»:

24

После этого находим в левой панели раздел «Счета» и в нем выбираем «Шаблоны счетов»

Теперь мы добавляем шаблон счета при помощи кнопки – «+ счет» в правой части экрана.
Здесь все просто – заполняем все поля для создания шаблона и нажимаем кнопку «Создать».

Вот наш шаблон и готов. При необходимости, вы можете добавлять сколько угодно различных шаблонов счетов. А теперь можно приступать к настройке схемы сделок.

Действие 7. Настраиваем схемы сделок!

Перед тем, как вы начнете настраивать схемы сделок, необходимо продумать, какие схемы работают в вашей компании. Например, вы занимаетесь продажей автомобилей и у вас работают стандартные схемы. Мы не будем углубляться и рассмотрим поверхностную схему:

«Звонок или посещение автосалона – консультация специалиста – выставление счета – оплата счета – выдача автомобиля».

Итак, начнем. Выбираем иконку «Настройки», затем «Сделки» и «Добавить схему»:

27

Выбираем вариант «Создать пустую» и заполняем ее:

Итак саму сделку мы создали, далее приступаем к настройке ее этапов. Начинаем добавлять статусы:

29

Статус – это каждый этап сделки, который нужно заполнить. Помимо названия и описания статуса можно проставить результат, продолжительность этапа сделки (если она вам известна), цвет (для визуальной идентификации этапов сделки).

Далее нам нужно прописать сценарии сделок. Для начала мы определяем точки входа (с чего у нас начинается сделка). Точек входа может быть несколько. В нашем случае – это звонок клиента и посещение автосалона.

Точки входа нам нужно отметить галочкой рядом с надписью «статус является точкой входа».
И прописываем варианты окончания данного этапа сделки. Например, этап оплата счета может закончиться получением автомобиля, отказом или статусом отложено. Для этого выбираем в разворачивающемся списке подходящие статусы перехода. И таким же образом обрабатываем полностью все этапы сделки.

Когда вы полностью проработали все этапы сделок, нам необходимо настроить свойства этапов сделок и роли.
Свойства сделок – это те поля сделок, которые будут отражаться на каждом из этапов – например, на этапе оплаты счета мы сделаем открытыми поля – клиент, позиция сделки, менеджер, форма оплаты, стоимость и плательщик. Все это мы отмечаем галочками, а если нужно добавить иное свойство, то можно воспользоваться кнопкой «Добавить свойство»:

После свойства определяем роли для каждого этапа сделки. Так как мы рассматриваем этап сделки «Оплата счета», то нам необходимо выбрать сотрудников, которые будут видеть данный этап сделки. Для этого мы ставим галочки напротив интересующих нас сотрудников:

Также вы можете добавлять роли при помощи кнопки «Добавить роль».
После того, как вы поставили галочку напротив одного из сотрудников, у вас откроется окошко редактирования роли, где рекомендуем в обязательном порядке убрать возможность сотруднику удалять этапы сделок:

И в этой же форме вы сможете более развернуто указать для данного сотрудника его возможности в рамках сделки: вести записи в сделке, только просматривать ее или скрыть данный этап сделки от сотрудника.
После того, как вы настроите все этапы сделок, укажете всех ответственных сотрудников за каждый этап сделки и определите уровни их доступа – ваша сделка готова.

Хотя, вы можете добавить еще и сценарии сделки – это определенные действия, которые будут выполняться на определенном этапе сделки. Например, вы хотите, чтобы на этапе выставление счета при нажатии одной кнопки автоматически выставлялся счет клиенту. Это можно с легкостью настроить в Мегаплане. Для этого нажимаем на кнопку «Добавить сценарий» и приступаем к формированию нашего сценария:

Сценарий готов, да и сама сделка тоже.

Вот по такому принципу вы можете самостоятельно настраивать все формы сделок и бизнес-процессов вашей компании. Более подробную информацию о текущих и дополнительных настройках вы можете прочесть по ссылке http://help.megaplan.ru/. Если же вы сочтете данные настройки слишком трудоемкими, то специалисты компании Мегаплан с удовольствием осуществят все настройки вашего Мегаплана всего за 300 грн/час.

Легкого вам старта и приятной работы с Мегапланом!

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»