«Что вы мне прислали?» Или краткое руководство по работе с заказчиками

В среде web-разработчиков не раз поднимался вопрос о месте дизайнера в процессе разработки. В крупных компаниях все понятно, каждый находится на своем месте, обязанности четко распределены и выполняются, проект закрывается и заказчик доволен. А что происходит в остальных случаях?

Веб-дизайнер выполняет функции и разработчика, и художника, и дизайнера, и менеджера проекта,  и аналитика.

При таких условиях вероятность полностью удовлетворить заказчика значительно снижается. Здесь не обойтись без плана работ и инструмента для его реализации.
В качестве такого инструмента, можно рассмотреть, например, онлайн-сервис по управлению  проектами — Мегаплан.
А теперь давайте по-порядку об этапах работы с заказчиком, и о том, как можно использовать систему по управлению проектами на каждом из этапов:

Этап 1.  Определение целей и задач проекта

Не беритесь за работу пока не получите от заказчика четкой формулировки целей и задач сайта. Задайте прямой вопрос заказчику: «Что вы хотите получить в результате?».
При этом ответ должен быть не обтекаемым: «Продажа товаров или услуг с сайта», а должен быть еще и измерим. Например, если речь идет о продаже товаров — то на какие суммы, если о повышении узнаваемости, то на сколько процентов и прочее. Для ответа на эти вопросы необходимо предварительно проанализировать рынок, его ценообразование и объемы. Не всегда клиент понимает о целесообразности его проекта.
К тому же необходимо убедиться, что и вы, и заказчик понимаете задачи одинаково, чтобы в дальнейшем избежать глубокого разочарования с обеих сторон.
Все это необходимо зафиксировать в проекте Мегаплана и подключить к нему самого заказчика, чтобы избежать недопонимания.

1-1

 Этап 2. Разработка ТЗ

Задача ТЗ — свести к минимуму разницу между представлениями о проекте заказчика и исполнителя.
Этот этап слишком трудоемкий и затратный по времени и ресурсам. К тому же подходы к написанию ТЗ в корень разнятся у многих компаний. Поэтому давайте рассмотрим основные вопросы, которым необходимо уделить внимание при разработке ТЗ:

— стоимость ТЗ должна расти с ростом его детализации для того, чтобы оно не превратилось в бесценный манускрипт. ТЗ должно хорошо описывать проект, но не более того.

— ТЗ должно содержать информацию, которая поддается объективной оценке — страницы с описанием, требования к надежности, требования к хостингу, контент и прочее.

Все этапы работы по ТЗ вы можете выкладывать в Мегаплан и обсуждать их с заказчиком, а поддержка версионности документов в Мегаплане позволит вам всегда иметь под рукой актуальный материал. Вся исходная информация и готовое ТЗ будет храниться в одном месте, доступ к которой имеет как исполнитель, так и заказчик.

 

2

Этап 3. Согласование бюджета проекта

Этот этап я указала третьим, хотя на самом деле согласование бюджета происходит на первых двух этапах — это предварительное согласование общего бюджета, как только вы получаете исходную информацию о задании, затем согласование стоимости написания ТЗ, и затем уже, исходя из готового ТЗ и сложности реализуемого проекта, согласовывается финальный бюджет по всему проекту.
Все эти согласования с клиентом также очень удобно вести в Мегаплане. Вся история вашего общения с клиентом сохраняется в одном месте, это позволяет ускорить процесс согласования и избежать неприятных недопониманий между клиентом и заказчиком.

 

3

Этап 4. Планирование сроков работы по проекту (старт-финиш)

Выключайте оптимизм и оценивайте реально ваши возможности и текущую загруженность.  Устанавливайте РЕАЛЬНЫЕ сроки.
Определяйте точки контроля, привязывайте их к конкретным датам, которые должен знать заказчик. Для этого очень удобно использовать временные вехи в Мегаплане.
На одной временной шкале будут отображены все этапы работы по проекту с привязкой ко времени.
4

Этап 5. Подготовка материала на сайт

Этапу подбора контента на сайт необходимо уделить особое внимание, так как именно здесь и начинаются причины затягивания сроков работы по сайту. Типичная ситуация из разработки сайтов. Клиент несколько месяцев занимается согласованием договора и ТЗ с исполнителем, обсуждает четкие сроки, борется за каждые сутки в сроках. И в результате… После подписания договора, техническое задание готово, но движения по вопросу наполнения нету. Соответственно все сроки сорваны, а проект завис в воздухе.  Думаю такой результат не будет интересен ни одной из сторон.
Как вы можете воздействовать на заказчика при помощи Мегаплана?

Если контент не был предоставлен вам в оговоренные сроки, вам достаточно указать в рамках проекта в Мегаплане, что вы выполнили свою часть работ и ждете контент от заказчика, и ставите весь проект на паузу. При этом можно настроить напоминания заказчику, которые будут приходить на его e-mail с указанной вами периодичностью, уведомляя его о том, что вы ждете контент. Теперь уж к вам точно не возникнет никаких претензий, а заказчик довольно быстро отреагирует.

Проверено на личном опыте:)

Этап 6. Разработка дизайн-концепции сайта

Этап разработки дизайна сайта может значительно облегчить наличие у заказчика бренд-бука. Но, как показывает практика, далеко не у всех компаний он есть.
В таком случае вам необходимо согласовать с заказчиком основные цвета сайта, рассмотреть примеры сайтов, которые ему нравятся и выяснить, что конкретно клиент хочет видеть. Далее, структурно прорисовать дизайн и после его согласования приступать к детальной работе над дизайном.

 Этап 7. HTML-верстка, сборка сайта и контент-наполнение

С этого этапа вы приступаете к кропотливой, трудоемкой, но тем не менее сугубо технической работе. Если до настоящего времени ваш клиент оставался доволен ходом работ, то результат проекта в 80% случаев также будет положительным.
Ну а далее, финальные аккорды — это запуск тестовой версии и открытие сайта.
Как мы видим, основная работа, от которой зависит, останется ли ваш заказчик доволен, и получите ли вы свое вознаграждение в четко установленные сроки, производится на первых этапах работы по проекту.
А использование специализированных сервисов по управлению проектами, таких как Мегаплан, значительно облегчит вам процесс планирования и согласования работ с заказчиком!

Мегаплан — это один из вариантов инструментов по управлению проектами. На самом деле их огромное множество. И только вам решать, какой выбрать. Да, хоть блокнот.
Главное — занимайтесь планированием и пошаговым согласованием работ с заказчиком!

 

 

Автор: Наталья Омельченко Директор по маркетингу компании «Мегаплан. Украина»